社区组织一场大型环保清洁活动，报名的志愿者超过两百人，可到了集合当天，现场却乱成一团。签到表找不到，任务分配不清，连工具都不够用。类似的情况在不少志愿者帮助活动中都出现过，并非热情不够，而是准备和执行环节出了问题。
报名信息混乱，人员对接不上
最常见的问题是报名渠道分散。有的通过微信群接龙，有的填在线表格，还有的口头答应。结果活动前一晚才发现实际人数远超预期，或者关键岗位没人报名。建议统一使用一个数字工具集中管理，比如共享表格或轻量级报名系统。
<!-- 示例：简单的报名数据结构 -->
{
"name": "张伟",
"phone": "138****5678",
"availability": "周六上午",
"role_interested": "物资分发"
}现场分工不明确，效率低下
很多人来了之后站在一起等安排，领完工具又不知道去哪干活。解决办法是在活动前划分小组，指定组长，并提前发布简明的任务卡。例如，清理A区的志愿者需要知道具体范围、工作时间、对接人和应急联系方式。
曾经有次助学走访，十组人被派往不同村落，但只有一名负责人有完整路线图。中途有人车坏了联系不上队友，耽误了整个行程。后来改用共享位置+纸质联络表双备份，这类问题就少多了。
物资准备不足或重复浪费
有人带了五瓶水，有人一瓶没有；手套多买了三倍，垃圾袋却不够。建议提前列出物资清单，按人头量化，并开放认领通道。让志愿者自愿携带部分物品，既能减轻组织压力，也能增强参与感。
突发情况缺乏预案
天气突变、人员受伤、场地临时关闭……这些都不是小概率事件。一次山区植树活动碰上暴雨，组织方没准备雨具，也没设定撤离路线，最后靠村民帮忙才安全下山。现在每次活动前都会查天气预报，设定备用方案，并留出紧急联系人专线。
志愿者的热情值得珍惜，但光有热情撑不起一场有效的帮助活动。把细节理顺，把责任落实到人，才能让善意真正落地。”}